Dlaczego pisma procesowe są doręczane pocztą w formie listów poleconych, ZPO bądź osobiście w czasach kiedy praktycznie wszystko można załatwić on-line? Tradycyjne doręczenia zapewniają pewność dowodową podczas postępowania.
Pewność dowodowa tradycyjnych doręczeń
Anonimowość w internecie sprawia trudność jednoznacznej identyfikacji osób i ich działań w cyfrowej rzeczywistości a w przypadku formalnych doręczeń chodzi o to, aby cały proces był udokumentowany i odbywał się między zidentyfikowanymi osobami.
Rozporządzenie eIDAS powstało, aby wzbudzić zaufanie do transakcji elektronicznych między osobami fizycznymi, organizacjami i podmiotami rządowymi w europejskich państwach członkowskich. eIDAS wprowadza reguły dotyczące identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w celu uproszczenia i standaryzacji cyfrowych identyfikatorów i podpisów w całej Europie.
Twórcy eIDAS sięgnęli po ideę listów polecających, które budowały wiarygodność osoby, która się nimi posługiwała bazując na reputacji osoby, która te listy wystawiała. W świecie eIDAS taki współczesny list polecający to tzw. certyfikat elektroniczny wystawiany w formie specjalnego pliku. Plik, tak jak list polecający, zawiera informację o podmiocie, który wystawił certyfikat, podmiocie, który certyfikat otrzymał oraz wskazuje czego dany certyfikat dotyczy. Podmiot, który wystawia certyfikat, w nomenklaturze rozporządzenia, nazywa się „Dostawcą Usługi Zaufania” [DUZ]. Taki dostawca usługi zaufania jest zawsze wpisany do rejestru prowadzonego odrębnie dla każdego państwa Unii Europejskiej. Każdy dostawca usług zaufania prowadzi rejestr certyfikatów, które on wystawił.
Usługi zaufania
Usługa zaufania rejestrowanego doręczenia elektronicznego umożliwia przesłanie danych między zidentyfikowanymi stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewnia dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych. Przesyłane dane są chronione przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieuprawnionej zmiany.
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego może być wykonywana jako usługa zwykła i usługa kwalifikowana. Usługa kwalifikowana, oprócz wyżej wskazanych wymogów, musi przejść audyt. Audyt musi zostać wykonany przez licencjonowanego audytora.
Uruchomienie skrzynki - uruchomienie skrzynki odbywa się po jednoznacznym zweryfikowaniu tożsamości osoby, dla której skrzynka jest otwierana. Tożsamość jest ustalana przez dostawcę tożsamości np. Login.gov.pl.
Dostęp do skrzynki - każdorazowy dostęp do skrzynki wymaga silnego uwierzytelnienia dwuskładnikowego.
Wysyłanie pisma - na podstawie zawartości przesyłki wyliczana jest suma kontrolna, która obok danych adresowych wpisywana jest w rejestrze wysyłki. Wpis w rejestrze jest pieczętowany znacznikiem czasu, który działa jak pieczęć lakowa, to znaczy, że każda próba zmiany wpisu w rejestrze doprowadzi do złamania pieczęci.
Transmisja pisma - pismo jest przekazywane pomiędzy skrzynkami użytkowników w postaci zaszyfrowanej.
Odbieranie pisma - osoba odbierająca pismo jest zidentyfikowana co do tożsamości. Na etapie odbierania pisma ponownie wyliczana jest suma kontrolna, aby sprawdzić, czy przesyłka została przekazana w stanie nienaruszonym. Informacja o weryfikacji sumy kontrolnej, dane odbierającego oraz czas odebrania przesyłki wpisywane są do rejestru i pieczętowane znacznikiem czasu. I znowu znacznik czasu działa jak pieczęć lakowa i chroni wpis w rejestrze.
Dowody doręczenia - wpis w rejestrze jest podstawą do wystawienia dowodów doręczenia przesyłki.
Wymogi usług rejestrowanych e-doręczeń
Korzystając z rejestrowanych elektronicznych doręczeń prawnicy spełniają wymóg poprawnych dokumentów elektronicznych, które muszą być utworzone, podpisane przez podpis kwalifikowany lub zaawansowany lub opatrzone pieczęcią elektroniczną i dostarczone do adresata w sposób elektroniczny.
Na bazie wytycznych rozporządzenia eIDAS, ustawa o doręczeniach elektronicznych Dz.U.2020.2320 wprowadza powszechne stosowanie skrzynek do doręczeń elektronicznych z zasadą domyślnego doręczenia elektronicznego pism od podmiotów publicznych.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych
Podstawową datą wejścia w życie jest 5 października 2021 r. 5 lipca 2022 r. zostanie wprowadzony obowiązek posiadania skrzynki do elektronicznych doręczeń przez podmioty wpisane do KRS oraz członków korporacji prawniczych, doradców podatkowych, rzeczników patentowych. Art. 155 odracza obowiązek stosowania elektronicznego doręczenia korespondencji dla niektórych podmiotów.
Zgodnie z ustawą z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2021.1090) od 3 lipca 2021 r. sądy mają prawo do wykorzystywania Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych [PI] jako kanału komunikacyjnego, za pośrednictwem którego będą doręczane pisma sądowe.
Jakie są nowe zasady dotyczące doręczania pism sądowych?
Instytucja elektronicznego doręczania pism pomiędzy petentami a sądami jest od dawna obecna zarówno w przepisach proceduralnych jak i przepisach materialno-prawnych.
Pomimo istniejących prawnych podstawy do uruchomienia elektronicznych doręczeń w praktyce one nie działają. Sądy nie są przygotowane do obsługi elektronicznej korespondencji, gdyż do tej pory nie wdrożono usługi rejestrowanych doręczeń elektronicznych. Samo uruchomienie skrzynki do e-doręczeń nie wystarczy. Potrzebne są narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami oraz elektroniczne prowadzenie akt. Dotychczas takich aplikacji w sądach również nie zainstalowano.
Najlepszą drogą do przyspieszenia wdrożenia e-doręczeń do sądów jest pokazanie, że rejestrowane doręczenia elektroniczne ułatwiają wymianę pismo procesowych już w wymiarze między pełnomocnikami. E-doręczenia między pełnomocnikami są zgodne z obowiązującym prawem i można je uruchomić już dziś.
Art. 125 zezwala na doręczenie pism do sądu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, pod warunkiem spełnienia wymogów eIDAS.
Art. 132 umożliwia stronom wymianę pism procesowych w sposób elektroniczny pomiędzy pełnomocnikami, pod warunkiem podpisania oświadczenia ze zgodą na doręczenia elektroniczne w sprawie. W Nocie obsługa oświadczeń jest zintegrowana. Jest to kolejne ułatwienie, dające pewność wymiany pism procesowych zgodnie z prawem.
Nota obsługuje e-doręczenia zgodnie z wytycznymi eIDAS. Art. 43 ust. 1 dopuszcza rejestrowane doręczenie elektroniczne, jako formę wymiany danych i doręczenia dowodu w postępowaniu sądowym.
Nota spełnia wymogi art. 43 ust. 2, który wymienia przesłanki skutecznego prawnie e-doręczenia.
Dlaczego e-mail nie powinien być stosowany w formalnych doręczeniach
